أشرف شتيوي يكتب: الإعلام الهادف والإدارة الحديثة

سيظل الإعلام المصري بؤرة الضوء التى تنير للشعب عقله وترسم له حياته ويجب علينا تطبيق أفضل نظم الإدارة في العصر الحديث لنحافظ على هذه المكانة ونذكر أن القادة والمديرين يلجئون  لعقد اجتماعات يومية أو أسبوعية أو شهرية أو دورية مع مرؤسيهم ولضمان وجود الأشخاص المناسبين ولتجنب الإساءة إلى أى فرد دعته ظروفه للغياب عن الاجتماع لابد أن تكون مشاركة الحضور ذات صله وثيقة بموضوع الاجتماع حتى لا يشعر البعض بضياع وقتهم ونتفهم أن كل القادة والمديرين ليسوا معصومين من الخطأ فقد يخطئ المدير بدعوة أشخاص غير ذى صله بموضوع الاجتماع أو دعوه جميع مسوؤلى الفروع لمناقشة حالة تخص فرع بذاته وقد يخطئ بتوقيت الاجتماع وبنوعية وموضوعية الموضوع ولا حرج إذا شعر المدير بالخطأ أن يتدراكه ولا يسلكه منهجا كون سياسة المؤسسة التى يعمل بها تفرض عليه عقد اجتماعات ورفع تقارير ومحاضر جلسات الاجتماع فكما نرى بالشؤون السياسية الدولية والإقليمية أصبحت الاجتماعات عبارة عن صور مصافحات وابتسامات لوسائل الاعلام دون قرارات حاسمه وبالنظر للنظام المؤسسي نرى أن أفضل طرق عقد الإجتماعات لتكون فعاله هى طريقه 1800-18-8والتى مفادها مطابقة حجم الاجتماع مع الغرض المرجو منه فعلى سبيل المثال إذا كنت تحاول إيجاد حل لمشكلة بالعمل ومطالب باتخاذ قرار فعليك دعوه عدد 8 أشخاص ذات صله وثيقة بالمشكلة لحضور الاجتماع وإيجاد حل وإذا كانت المشكلة تتعلق بقرار مصيري كبيع أسهم أو تجديد عقود أو توقيع عقود عليك دعوه 18 شخص بجلسة عصف ذهنى وتبادل المقترحات وطرح الإيجابيات والسلبيات وإذا كان الأمر يتعلق بتحديد رؤية مستقبليه كما فى اختيار أعضاء مجالس الإدارة أو قرارات التصفية والبيع واختيار الشخصيات القيادية هنا يتم دعوه مافوق 1800 شخصا.

 

وتكمن مهارة المدير فى إدارة الاجتماع بسرعة إيقاعة ومناقشة النقاط المحددة سلفا وأحيانا تغير موضوعه إذا كان العدد أكبر أو أقل ممن وجهت لهم دعوه الحضور.

 

ونشير أن نظام عقد الاجتماعات بالمكاتب المغلقة هو نظام روتيني عقيم وحل محله ذهاب المدير للمرؤوس ومناقشه مشاكله على الطبيعة وكذلك بنظام البريد الالكتروني وبالنسبة للموظفين الذين عليهم الحضور من أماكن مختلفة أصبح نظام الفيديو كونفرانس هو الحل على ان فكرة المكاتب المغلقة بحد ذاتها أصبحت باليه أصبحت الشركات الكبرى والنظام المؤسسى المحترف تجد الجميع بمكاتب بمستوى واحد يفصل بينهم حواجز زجاجيه فقط بمستوى ارتفاع طاوله المكتب وطابعه واحده برقم سرى لكل موظف عند الطبع ولنا ان نرى كم سيوفر ذلك على المؤسسة من مصاريف.

 

ولا نغفل أنه يستلزم قبل الدعوة لحضور الاجتماع أن تكون هناك أجنده بالنقاط التى سوف يتم طرحها ويتم إرسالها للمدعوين للاجتماع قبل بدايته حتى يتسنى لهم تجهيز ملفاتهم حول نقاط الاجتماع وهل هناك حلول أو مشاكل يجب طرحها لا أن يتم مفاجئتهم والبعض يتذكر بعد الاجتماع أن هناك ملاحظات كان يجب ان يطرحها او ان موظف غير ذى صله وثيقة بأجندة الإجتماع قد تحدث معظم الوقت فى قضيه فرعيه.

 

نخلص القول لابد من ان تعيد المؤسسات النظر بنظام الاجتماعات لمجرد الاجتماع أو أن المدير يرى أن تلك هى الطريقة الوحيدة لتوصيل رسالة لمجلس الإدارة (أنى هنا) ويأخذنا الحديث مرة أخرى لمبنى ماسبيرو الذى يمثل مع المؤسسات الصحفية القومية الأمن القومي لمصر فلابد من نظرة مستنيرة لنحافظ على مكانتنا بين الأمم وتطبيق احدث سبل الإدارة.